Vedtægter for rollespilsforeningen A NEW HOPE
Senest vedtaget på generalforsamlingen lørdag d. 26. februar 2022
§1 Foreningen
Foreningens navn er “A New Hope”. Foreningens hjemsted er Herning kommune. Foreningen blev stiftet d. 11/08 2000.
§2 Formål
Foreningens formål er at danne en samlet institution for rollespillere og liverollespillere i Herning og omegn. Foreningen skal lave folkeoplysende arbejde ved udbredelsen af kendskabet til rollespil, liverollespil og alternative spil. Fx gennem kurser, turneringer og andre aktiviteter. Det er foreningens hensigt at stille hyggelige og anvendelige aktivitetslokaler til rådighed, hvor medlemmer med hjælp fra foreningen kan udvikle deres rollespil, samt være forum for ideer og meningsudvekslinger, hvor børn og unge får mulighed for kammeratlig samvær i deres fritid, så medlemmerne, med udgangspunkt i rollespillet, styrkes i deres evne og lyst til at deltage i et forpligtende fællesskab og dermed tage ansvar for deres eget liv og deltage aktivt og engageret i samfundslivet.
§3 Vedtægter
Det er medlemmernes pligt at holde sig bekendt med vedtægterne og overholde disse. Der skal hænge en kopi af vedtægterne i foreningens faciliteter og vedtægterne skal kunne ses af medlemmerne på foreningens hjemmeside. Vedtægtsændringer skal skiltes i foreningens faciliteter og på hjemmesiden.
§4 Indmeldelse
Indmeldelse skal ske skriftlig til bestyrelsen ved udfyldelse af indmeldelsesblanket.
Stk. 2: Prøvemedlemsskab
Ikke-medlemmer kan, 5 dage, uafhængigt af hinanden, benytte foreningens faciliteter på lige fod med medlemmer med fuldt medlemskab, inden de bestemmer, hvorvidt de ønsker medlemskab. Dette tilbud kan kun benyttes én gang per person.
Stk. 3: Nybegynder-kampagne
Ikke-medlemmer kan deltage i ”Nybegynderkampagner”, inden de bestemmer, hvorvidt de ønsker medlemskab. Nybegynderkampagner defineres af bestyrelsen.
§5 Udmeldelse
Udmeldelse skal ske skriftlig til kassereren med en måneds varsel til udgangen af en måned. I forbindelse med udmeldelse skal medlemmets eventuelle økonomiske mellemværender med foreningen afvikles.
Stk. 2: Medlemmer uden stemmeret
Hvis medlemmer uden stemmeret undlader at betale medlemskabet, har de opsagt dette medlemskab.
Stk. 3: Manglende betaling
Såfremt et medlem undlader at betale sit kontingent efter 2 rykkere og en aftale med kassereren omkring afbetaling, ikke opnås, udmeldes man pr. automatik efter den 2. rykker udløber.
§6 Kontingent og medlemskaber
Kontingentsatserne og medlemskabstyper fastsættes for medlemskaberne på den ordinære generalforsamling med simpelt flertal.
Indbetalingsterminer og opkrævningsform fastsættes af bestyrelsen.
De gældende medlemskabstyper, rettigheder for disse og deres kontingentsatser findes på foreningens hjemmeside og som opslag i foreningens lokaler.
Stk. 2. Hjælpere
Personer uden ret til brug af foreningens faciliteter, kan i forbindelse med planlægning og forberedelse af foreningens arrangementer komme gratis i foreningen.
Stk. 3. Nøgler til foreningens lokaler
Medlemmer med fuldt medlemskab som er fyldt 18 år og har været medlem med fuldt medlemskab i minimum 6 måneder, kan erhverve sig en adgang til lokalerne, ved at kontakte den nøgleansvarlige. Bestyrelsen kan give dispensation, hvis kriterierne ikke er opfyldt. Bestyrelsen har mulighed for at fratage et medlem sin nøgle, hvis medlemmet har overtrådt vedtægter, forbud, påbud eller dansk lovgivning.
§7 Betaling af kontingent
Kontingent skal være indbetalt til sidste indbetalingsfrist. Indbetales kontingentet ikke til fastsatte dato og forefindes der ikke en aftale med kassereren om indbetaling, pålægges 50 kr. i rykkergebyrer.
§8 Eksklusion
Et medlem kan udelukkes eller ekskluderes, såfremt vedkommendes opførsel strider imod foreningens vedtægter, eller medlemmet på særlig grov måde har tilsidesat sine medlemspligter. Såvel i sager om udelukkelse som eksklusion har medlemmet krav på at blive hørt, inden bestyrelsen træffer sin afgørelse. I sager om eksklusion har medlemmet krav på, at sagen afgøres på førstkommende generalforsamling, og at sagen sættes på dagsordenen som et særligt punkt. En generalforsamlings afgørelse af en eksklusion kræver samme majoritet som ved ændring af foreningens vedtægter.
§9 Generalforsamling
Den ordinære generalforsamling træder sammen hvert år inden 28. februar. Det nøjagtige tidspunkt fastsættes af bestyrelsen.
Stk. 2: Varsling
Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed. Indkaldelse skal ske med 1 måneds varsel ved skiltning på foreningens hjemmeside og i foreningens lokaler.
Stk. 3: Forslag
Forslag fra medlemmer, der ønskes behandlet, skal være bestyrelsen i hænde senest 2 uger før generalforsamlingen finder sted.
Stk. 4: Skiltning
Forslag fra medlemmerne, regnskab og budget skal skiltes 10 dage før generalforsamlingen i foreningens lokaler og på hjemmesiden.
§10 Dagsorden til generalforsamling
Dagsordenen for den ordinære generalforsamling omfatter behandlingen af følgende punkter:
Valg af dirigent og 2 stemmetællere
- Bestyrelsens beretning om foreningens virksomhed
- Fremlæggelse og godkendelse af det reviderede regnskab
- Fastsættelse af kontingent
- Fastlæggelse og godkendelse af budget
- Forslag fra medlemmer
- Valg af bestyrelsen, suppleanter og revisor
- Evt.
§11 Ekstraordinær generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling kan afholdes, når bestyrelsen finder det nødvendigt, eller når 20 % af medlemmerne forlanger det.
§12 Beslutningstagning på generalforsamling
Generalforsamlingen træffer sine beslutninger med simpelt flertal. Såfremt mindst et medlem kræver det, skal der afholdes hemmelig afstemning. Dette udføres skriftligt. Ved vedtægtsændringer skal der være mindst 2/3 flertal.
Stk. 2. Stemmeret
Alle betalende medlemmer, som ikke er i restance til foreningen, har stemmeret på foreningens generalforsamlinger. Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde.
§13 Bestyrelse
Stk. 1. Ledelse
Foreningen ledes af en bestyrelse på fem medlemmer: Forpersonen, kasserer og 1. menige medlem, 2. menige medlem og 3. menige medlem. Disse suppleres af to valgte suppleanter. Bestyrelsen træffer beslutninger ved simpelt flertal. I tilfælde af stemmelighed er forpersonen stemme afgørende.
Stk. 2: Tegnelse
Foreningen tegnes af forpersonen, kassereren eller af to andre bestyrelsesmedlemmer.
Stk. 3: Regnskabsår
Foreningens regnskabsår er kalenderåret.
Stk. 4. Valg
Forpersonen og kassereren vælges begge for en 2 årig periode.
Forpersonen er på valg i lige år.
Kasserer er på valg i ulige år.
1. menige medlem, 2. menige medlem. 3 menige medlem, 1. suppleant, 2. suppleant og revisor vælges hvert år for en 1 årig periode.
Forperson, kasserer og revisor har egen afstemning. Menige medlemmer og suppleanter vælges ved én samlet afstemning. Til denne afstemning kan der, per stemmeberettiget, afgives stemmer på op til en over halvdelen af de opstillede kandidater, men kun én stemme pr kandidat der stemmes på.
Kandidater kan opstille til flere poster, men dog kun vælges til én.
Alle medlemmer er valgbare til bestyrelsen.
Stk. 5 Konstituering
På førstkommende bestyrelsesmøde konstituerer bestyrelsen en sekretær og en næstforperson blandt de tre menige medlemmer af bestyrelsen. I tilfælde af at forpersonen ikke kan fortsætte sit hverv, vil næstforpersonen substituere forpersonen indtil næste ordinære generalforsamling, eller næste ekstraordinære generalforsamling med henblik på valg af ny forperson. Næstforpersonen overtager alle opgaver, herunder tegningsret.
§14 Bestyrelsens arbejde
Bestyrelsen står for den økonomiske og overordnede koordinering af foreningens aktiviteter. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 3 bestyrelsesmedlemmer er til stede. Bestyrelsen kan nedsætte udvalg med bemyndigelse til specielle opgaver.
§15 Erstatningspligt
De enkelte medlemmer er erstatningspligtige over for de skader, de måtte forvolde på foreningens ejendom.
§16 Forbuds-/påbudsliste
Bestyrelsen skal lave, opdatere og opretholde foreningens forbud- og påbudsliste. Det er medlemmernes pligt at overholde denne, og bestyrelsens ret og pligt at sanktionere medlemmer, der overtræder disse punkter, først med advarsler, senere med bortvisning på ubestemt tid, som bestyrelsen finder det passende.
§17 Opløsning af foreningen
Bestemmelse om foreningens opløsning kan kun tages på en, i dette øjemed, særlig indkaldt ekstraordinær generalforsamling. Til dennes beslutningsdygtighed kræves, at mindst 2/3 af foreningens stemmeberettigede medlemmer er til stede, og til forslagets vedtagelse kræves der, at mindst 3/4 af de afgivne stemmer er for forslaget. Opnås et sådan flertal på en generalforsamling, der ikke er beslutningsdygtig, indkaldes der til en ny generalforsamling, hvor beslutningen kan træffes med ovennævnte stemmeflertal uanset hvilket antal stemmeberettigede medlemmer, der er til stede. På generalforsamlingen skal der samtidig træffes bestemmelse om, hvorledes der skal forholdes med foreningens formue, herunder evt. fast ejendom og løsøre. Beslutningen herom træffes med simpelt stemmeflertal. I tilfælde af foreningens opløsning skal den formue, der er i behold, anvendes til anden ungdomsforeningsvirksomhed i foreningens hjemstedskommune.